AI活用の話になると、「うちの会社では、どうしたらいいですかね」とよく聞かれます。
話を伺っていると、多くの場合「AIを使いたい」という気持ちが先に来ているんですよね。どのツールがいいのか、何に使えるのか、というところから入ってしまう。中小企業のAI導入の話でも、だいたいここから始まります。
でも、最初にやることは業務の整理です。まずは自分たちの今の仕事を見直す。結局、それだけの話だと思っています。
私自身、Web制作の現場で、営業から制作まで毎日AIを使っています。その経験をふまえて、中小企業はまず何から手をつけたらいいのかをお話しします。
AIの使い方は、業務によって全然違います
「結局、何に使うのが正解ですか」と聞かれることも多いのですが、それは普段どんな業務をしているかによって全く違います。
AI活用というと、メールの文章を作るような分かりやすい例がよく挙がります。でも、当然それだけではありませんし、単純作業に限った話でもありません。
現在支援している内容を見ても、SNSのリサーチ、予約システムの開発、経費関係の自動化など、さまざまです。会社ごとに日々の仕事が違うので、AIが役に立つところも変わります。
なので、ネットで見かける「このAIをこう使うと便利」という話が、自社の業務に合うとは限りません。ツール選びも同じで、すでに契約しているサービスがあるなら、まずはそれを使えば十分です。誰にとっても正解のツールというものはありません。
大事なのは、ツールを探す前に自分の業務を見ることです。どんな業務があり、何に時間を使っていて、どこがボトルネックになっているのか。ここを整理しないと、AIの導入は始まらないんですよね。
意思決定は、自分でやらないといけません
これまでAIを使ってきて、うまくいかなかったのは、意思決定まで任せようとした時でした。ここは、やっぱり自分でやらないといけません。
なので、業務を整理する時は、自分が決めるところを手元に残して、それ以外のタスクをAIに任せていく。この線引きを先に設計しておくことが大事だと思っています。
たとえばSNSのリサーチなら、情報の収集や比較まではAIに任せても、それを見て次に何をするかは人が決めます。予約システムの開発でもコードを書く作業は任せられますが、どんな流れで予約を受け付けるかを決めるのは人です。経費の処理も同じで、仕訳を自動化しても、最後の確認と承認は人が行います。
単純作業かどうかではなく、自分で判断しないといけないのはどこか、という見方で仕事を分けていきます。
私は秘書AIを入れています
私の場合は、自分の秘書となるAIを作って、日々の業務管理を任せています。進み具合の管理はしてもらいますが、今日どの仕事を優先するかを決めるのは私自身です。
チャットやメールの返信文もAIに下書きさせています。ただ、そのまま送ることはありません。「なんかちょっとズレてるな」と感じることは普通にあるので、自分の言葉に直してから送っています。チェックの話は、以前書いたAIを使うのはいい。使っていることがバレてはいけないという記事でも触れました。
AIに担当を割り振って組織図を作る、流行りのAI社員のようなこともやったことがあります。でも、結局あまり意味がないなという感じになりました。担当をつけても、それぞれ役割を持ったAIが動いているだけで、指示を出して最後に決めるのは自分なんですよね。
相談してみたい場合
ここまで「まずは業務の整理から」と書いてきましたが、これ自体は社内だけでも進められると思います。ただ、毎日当たり前のようにやっている仕事ほど、どこがボトルネックなのか、どの作業ならAIに渡せるのかは、当事者には見えにくいものです。
AI導入支援では、今の業務のどこにAIを入れると効果が出るかの整理から、実際に運用が定着するところまでお手伝いしています。
SNSのリサーチ、予約システムの開発、経費関係の自動化のようなことに興味があれば、お問い合わせからご連絡ください。
